Adresse

Grimhøjvej 6
8220 Brabrand, Denmark

Kontakt

Følg

+45 20 33 29 47

©2019 DecisionCaddy ApS. CVR: 40300309

DECISIONCADDY PRACTICE

Hos DecisionCaddy er vi specialister i mødeledelse og forbedring af mødekultur.

Vi fokuserer på beslutningsmøder, f.eks. direktionsmøder, ledergruppemøder, styregruppemøder, udvalgsmøder, komitémøder og andre tværorganisatoriske møderækker. Vi kalder disse for beslutningsfora.

DecisionCaddy Practice er en digital møde-praksis der sikrer transparens og én fælles måde at facilitere beslutningsfora på, som følger 5 simple faser.

DC-practice-5-fase.jpg
 

PLANLÆGNING


Adfærd

DecisionCaddy Practice sigter mod at 80% af de væsentligste beslutninger bliver truffet i møder planlagt mindst 2 uger i forvejen. På den måde sikrer man god forberedelse og undgår hektiske møder.

IT

I de fleste virksomheder er Outlook central i planlægningen af møder. Det kan dog være en fordel at have et IT-værktøj der sikrer transparens på tværs i organisationen, som f.eks. Plandisc eller andre årshjul-værktøjer.

FORBEREDELSE


Adfærd

Facilitator: Koordinere med de kollegaer der skal levere input, og sikre at materiale er gennemarbejdet. Arrangere dagsorden med "Beslutningspunkter" først, så "Diskussionspunkter", og sidst "Informationspunkter".

Mødedeltager: Overhold aftaler med hensyn til forberedelse, f.eks. læsning af materiale. Forsøg at afklare simple tvivlsspørgsmål inden mødet. 


IT

DecisionCaddy anbefaler dedikerede mødeplatforme, for effektiv samarbejde omkring udvikling af mødemateriale, samt sikker deling og søgbar arkivering. F.eks. Agenda Management fra Ditmer A/S eller Prepare fra FirstAgenda.

MØDEAFHOLDELSE

Adfærd

Facilitator: Vær eksplicit og rammesættende. Styr mødet, brug "Parkeringsplads" til at huske emner der dukker op i mødet, men som ikke skal afspore de planlagte beslutnings- og diskussions-punkter. Evaluer forum-møderne med jævne mellemrum.

Mødedeltager: Hold fokus, også når et emne ikke er relevant for dig, undlad at tjekke emails etc. 


IT 

Virtuelt møde: Platform f.eks. Skype, MS Teams, GoToMeeting, WebEx er alle på et højt niveau idag.

Alle møder: Sørg for at alle kan se formulering af beslutninger og actions, og sikre at disse bliver kommunikeret umiddelbart efter mødet. 

KOMMUNIKATION

Adfærd 

Facilitator: Sørg for at referat (formulering af beslutninger og actions) bliver distribueret så hurtigt som muligt.
Mødedeltager: Husk at kommunikation er en ledelsesopgave. Selvom medarbejderne modtager en email med information fra et møde, er det relevant med personlig kontakt. 


IT

Sørg for at information (beslutninger og actions) fra mødet kan flyde, i digital form, fra mødet via emails, slack, MS Teams, eller andet.

OPFØLGNING

Adfærd 

Facilitator: Sørg for at der bliver fulgt op på aftaler fra forrige møde, i god tid før det kommende. Bring status med på næste møde, så det bliver tydeligt hvis aftaler ikke er blevet overholdt.
Mødedeltager: Sørg for at sikre at de aftaler du har ansvar for leverancer på, bliver overholdt.


IT

Der findes mange action-log-værktøjer, f.eks. Slack, Asana, MS Teams, osv.

 

VIL DU VIDE MERE?

Bliv klogere på, hvilke ydelser vi hos DecisionCaddy kan hjælpe dig og din organisation med.