Hvis man vil analysere sin organisations udfordringer i forbindelse med møder, så kan man anskue mødekultur på tre forskellige niveauer. Alle tre er vigtige for at forstå, hvorfor det kan være rigtig svært at holde få og effektive møder.
Vi kender nok alle til problemet med for mange og for dårlige møder. En stigende mængde videnskabelige artikler og tilstrømningen af nye digitale løsninger inden for området, vidner om problemets omfang og virksomheders villighed til at investere i at løse problemerne. Jeg har arbejdet med mødeledelse i mere end 10 år, og ofte snakker folk om "møder" som et begreb, der dækker over forskellige typer af møder, og hvor "mødet" er en meget simpel aktivitet. I virkeligheden er møder et utroligt komplekst domæne, både fordi møder er ét af de vigtigste rum for ledelse, og fordi der er stigende krav til, at de bliver brugt til at træffe (svære) beslutninger, som virksomheden kan eksekvere på.
Verden ændrer sig i et stigende tempo, og det betyder, at virksomheder i dag skal kunne omstille sig hurtigere. Denne omstilling kan være alt fra at skabe nye typer af produkter, nye forretningsmodeller eller nye strukturer, f.eks. via omorganiseringer eller opkøb og sammenlægning med andre organisationer. Som jeg beskrev i mit white paper fra 2016 om "strategisk eksekvering i komplekse organisationer", så er virksomheders evne til effektivt at træffe beslutninger altafgørende for deres mulighed for at omstille sig. Derfor, når man vil forstå effektiviteten af ens organisation, så kræver det, at man tager et nuanceret blik på virksomhedens mødekultur.
Brug disse niveauer til at blive klogere på udfordringer i din organisations mødekultur
Med mindre din organisation er lille, har den et eller flere beslutningsmøder, såsom ledergruppemøder. Start med at kigge på jeres ledermøder og andre gentagne beslutningsmøder (det som jeg kalder fora). Det er nemlig her, der er mest at hente, hvis du forbedrer kvaliteten af møderne, og når det kommer til ledermøder, er de ofte endnu vigtigere, fordi ledelsens mødepraksis ofte også bliver et forbillede for resten af organisationen. Kig på møderne fra følgende tre niveauer, så I får mulighed for at forstå nuancerne, der strækker sig helt fra møders organisatoriske betydning og ned til afholdelsen af det enkelte møde.
Mødekultur på et strategisk niveau
Hvorfor holder vi møder? Er de blot til diskussion, eller bliver der reelt truffet beslutninger der har betydning for fremdriften/omstillingen i organisationen? Hvilken rolle ønsker vi at møderne skal have? Nogen siger at forretningsbeslutninger reelt bliver taget udenfor møderne. Er det tilfældet hos jer? Og hvilken betydning har det for jeres møder?
Det er af afgørende betydning at forskellige dele af organisationen giver håndslag på at bakke op om en given beslutning og dette sker i møder. Således kan beslutningerne også kommunikeres mere effektivt til organisationen.
Mødekultur på et taktisk niveau
Hvilke gentagne beslutningsmøder har vi, og hvem sidder med i disse møder? Hvilke beslutningsmandater har de forskellige møder, og hvordan sikrer vi os at der er tilstrækkelig kommunikation om mødernes indhold? Selvom de fleste store organisationer har et hav af formelle beslutningsmøder, der er indkaldt som gentagne møderækker, så er der oftest meget lav sigtbarhed på tværs af organisationen. Dermed risikerer man at kollegaer kalder møder der overlapper med eksisterende møder, og dette repræsenterer spild, og skaber forvirring.
Mødekultur på et operationelt niveau
Hvordan afholder vi effektive møder? Hvem er ansvarlig for de enkelte møder? Hvordan kan vi bruge digitalisering til at øge effektiviteten af møderne? Projektledere i store organisationer har ofte en god ide om hvordan man afvikler et styregruppemøde. Men hvad nu hvis alle styregruppemøder og ledergruppemøder i din organisation var struktureret efter de samme principper, og at du havde adgang til al kommende og historisk mødemateriale og referater i én platform? DecisionCaddy anvender modellen "Fem faser af mødepraksis", som er en digital mødepraksis, der udstikker retningslinjer for hvordan de vigtigste møder i en stor organisation kan gribes an - både fysiske og virtuelle møder. Retningslinjerne guider adfærd og brug af digitale værktøjer, såsom Microsoft Teams, Decisions og Plandisc, i følgende faser af mødefacilitering: Planlægning, Forberedelse, Afholdelse, Kommunikation og Opfølgning på mødet.
Er du interesseret i at læse mere om hvad vi tilbyder, så læs mere her.
