Når jeg er i dialog med virksomheder, der arbejder med Microsoft Teams, sker det at vi taler forbi hinanden, når vi snakker om "digitale møder" eller "digital mødepraksis".
Mange tænker, at hvis de afholder et møde via Microsoft Teams, f.eks. via et videoopkald, så har de digitaliseret deres møde. I kraft af at al tale, video og skærmdeling bliver transmitteret digitalt har de for så vidt ret.
Når vi i DecisionCaddy snakker om digital mødepraksis, så rækker det dog ud over blot at afholde virtuelle møder. Som beskrevet i et tidligere blogindlæg – Fem faser af mødepraksis, så handler god mødepraksis om meget mere end selve mødeafholdelsen, da planlægning, forberedelse, kommunikation og opfølgning også er vigtige fokusområder. En digital mødepraksis rækker derfor udover blot at afholde møder "digitalt”, da alle faserne med fordel kan digitaliseres.
En af de store fordele ved at digitalisere sin mødepraksis er, at man gør analog information tilgængelig for effektiv deling. Dermed får man muligheden for at øge transparensen i organisationen og give medarbejderne en indsigt, der sikrer at de arbejder på de rigtige ting. I én virksomhed, jeg har arbejdet for, oplevede en marketingmedarbejder, at hun arbejdede i to dage på forberedelsen af en messe, som det allerede var blevet besluttet, at hendes firma ikke skulle deltage i. Information fra ledelsesmødet, om at deltagelse i den givne messe var blevet nedprioriteret til fordel for en anden messe, var simpelthen ikke nået frem til hende.
De fleste kan sikkert finde lignende eksempler fra deres egen organisation. Det er naturligvis stærkt demotiverende for medarbejderen, der har knoklet forgæves, og når man kigger på den akkumulerede mængde af misforståelser forårsaget af mangelfuld kommunikation, så er det også meget dyrt og ineffektivt for virksomheden. I DecisionCaddy fokuserer vi på bl.a. ledergruppemøder og styregruppemøder, som er kendetegnet ved at mange medarbejdere er påvirket eller afhængig af de beslutninger og prioriteringer der foretages i møderne. Derfor er en effektiv kommunikation ud af denne type møder rigtig vigtig, da det giver medarbejderne bedre mulighed for at agere i tråd med de beslutninger, der træffes. Og her kan digitalisering være et effektivt redskab til en langt mere effektiv mødekultur.
Som beskrevet i whitepaperet “How Dynamic Decision-making can Improve Strategic Execution in Complex Organizations” , baseret på interviews i 39 forskellige organisationer, så er Word og Outlook to af de foretrukne værktøjer mange steder. Hvis brugen af disse værktøjer er rigtig, så kan de være tilstrækkelige. Men hvis adgang til dele af referater og ledergruppens årskalender er begrænset til mødedeltagerne, så går man glip af den positive effekt organisationen vil opleve ved større transparens og effektiv informationsdeling. F.eks. kan Plandisc skabe transparens ifht. ledergruppens årshjul, hvilket letter planlægningen for andre dele af organisationen, og Decisions letter opbygning af dagsorden og digitalisering af beslutninger og opgaver fra mødet.
I et kommende blogindlæg vil vi fortælle mere om de forskellige digitale værktøjer, som vi bruger hos DecisionCaddy til sikre en effektiv, digital mødekultur hos de virksomheder, som vi samarbejder med.
Hvis du vil vide mere om digital mødepraksis, så følg med her, skriv dig op til vores nyhedsbrev, eller kontakt os på info@decisioncaddy.dk / +45 2033 2947.