Effektive møder sker oftest gennem en god planlægning. Det er derfor vigtigt at din organisation har de rette redskaber til at koordinere de gentagende beslutningsmøder på tværs af afdelinger. Her kan Plandisc' årshjul med fordel anvendes til at effektivisere jeres digitale mødepraksis.
Du er direktør, og er blevet indkaldt til at deltage i et ledergruppemøde til gennemgang og godkendelse af markedsføringsstrategien for næste år. Mødet ligger dog to dage før din og bestyrelsens strategi-workshop, der skal behandle virksomhedens internationale ekspansionsstrategi.
Workshoppen er af afgørende betydning for, hvilke markedsføringsaktiviteter, der skal prioriteres, og derfor giver det mere mening at have mødet om markedsføringsstrategien 1-2 uger efter workshoppen. Desværre har marketingafdelingen det årlige møde med de regionale marketing-ansvarlige samtidig med bestyrelsesworkshoppen.
Aflyser du mødet eller deltager du uden at kunne godkende markedsføringsstrategien?
Dette er bare ét eksempel på, hvordan dårlig planlægning kan have betydning for relevansen og kvaliteten af mødekultur i komplekse organisationer.
Al information om aktiviteter og møder findes godt nok i Outlook, men informationen er ikke tilgængelig for alle, og det kan være meget svært at få adgang til eller overblik over møder, man ikke selv har indkaldt til.
Et digitalt årshjul indeholder information om de vigtigste aktiviteter, processer og møder i løbet af året. I en stor organisation kan det være relevant at have et årshjul pr. afdeling, f.eks. et HR-årshjul, der viser de vigtigste HR-processer eller et finansårshjul, der viser budgetprocessen med relevante deadlines.
Ét af de bedste digitale årshjul er Plandisc, som lader afdelinger vedligeholde hver deres "ringe", dvs. en kategori af aktiviteter og møder. Man kan så sammensætte et årshjul af de kategorier, det giver mening at have samlet og invitere andre til at se eller redigere i ringene.
Plandisc er et værktøj, der er let at bruge, og som ikke kræver særlige kompetencer hos medarbejderne, og samtidig er det udviklet grafisk på en måde, der let giver overblik. Ved at tilføje eller fjerne forskellige afdelingers årshjul kan man samtidig styre, hvor mange detaljer man ønsker at have med.
Se herunder et eksempel på hvordan et årshjul kan bruges.
Kunne du tænke dig høre mere om hvordan Plandisc og andre digitale værktøjer kan bruges til at forbedre jeres digitale mødepraksis, så kontakt os på info@decisioncaddy.dk eller +45 2033 2947.